📰Manual para Consórcio
Esta seção tem como objetivo apresentar e orientar sobre os trâmites relacionados ao SIGAF no que se refere ao fluxo de execução das Atas de Registro de Preço Estadual (ARPE), especificamente no contexto de sua operacionalização pelos consórcios participantes do FARMACIS.
Aqui são descritos os procedimentos, responsabilidades e etapas a serem observadas no sistema, de forma a garantir a correta execução das ARPE no SIGAF, em conformidade com os fluxos estabelecidos e com a gestão da Assistência Farmacêutica no âmbito estadual.
Manual de Operacionalização do SIGAF
Fluxo de Execução das Atas de Registro de Preço Estadual (ARPE)
Consórcios Participantes do FARMACIS
1. Objetivo
Este manual tem como objetivo orientar os consórcios intermunicipais participantes do FARMACIS quanto às atividades realizadas no SIGAF para a execução das Atas de Registro de Preço Estadual (ARPE), descrevendo, de forma sequencial e operacional, os procedimentos sistêmicos necessários desde a comprovação de aptidão do consórcio até o pagamento dos fornecedores.
2. Atores Envolvidos
Consórcio Intermunicipal de Saúde
DPAM
Municípios Consorciados
Fornecedor
3. Etapas do Fluxo Operacional no SIGAF
3.1 Comprovação de Aptidão do Consórcio
Responsável: Consórcio
Embora esta etapa não envolva diretamente operação no SIGAF, ela é pré-requisito para habilitação sistêmica do consórcio.
O consórcio deverá formalizar, por meio de ofício, a comprovação de aptidão estrutural, logística e técnica, anexando:
Relação dos municípios consorciados;
Alvará Sanitário vigente;
Certidão de Regularidade Técnica (CRT) do farmacêutico responsável.
Esse documento subsidiará as tratativas posteriores para viabilizar a execução das ARPE no SIGAF.
3.2 Tratativas Sistêmicas para Execução das ARPE
Responsável: DPAM
Esta etapa contempla as configurações e ajustes no SIGAF para permitir que o consórcio execute as ARPE em nome dos municípios consorciados.
3.2.1 Solicitação de Acesso ao SIGAF
Responsável: Consórcio
O consórcio deverá solicitar acesso ao SIGAF, conforme fluxos vigentes de credenciamento de usuários, para viabilizar as operações descritas nas etapas subsequentes, veja os guias a seguir:
3.2.2 Consolidação do Planejamento dos Municípios
A DPAM realizará, no SIGAF, a consolidação do saldo de planejamento dos municípios consorciados, considerando os quantitativos previamente planejados e vinculados às ARPE.
Essa consolidação tem como finalidade constituir o saldo a ser executado pelo consórcio, sem alteração dos quantitativos originalmente planejados pelos municípios.
3.2.3 Importação do Planejamento Consolidado
Após a consolidação, a DPAM solicitará a importação do planejamento consolidado no SIGAF, criando formalmente o saldo disponível para execução das ARPE pelo consórcio.
Destaca-se que o planejamento dos medicamentos é realizado pelos municípios, compondo os quantitativos licitados nas ARPE. Dessa forma, o saldo em ata dos municípios consorciados é operacionalmente transferido para execução pelo consórcio no SIGAF.
3.2.4 Bloqueio dos Municípios Consorciados
Para evitar dupla execução das ARPE (município e consórcio), a DPAM realizará o bloqueio sistêmico dos municípios consorciados no SIGAF, restringindo a execução direta das atas enquanto vigente a execução pelo consórcio.
3.2.5 Envio de Relatório ao Consórcio
A DPAM disponibilizará ao consórcio relatório contendo os itens e quantitativos planejados por município, bem como os saldos disponíveis em ARPE, para fins de acompanhamento e controle interno.
3.3 Abertura do Ciclo de Fornecimento no SIGAF
Responsável: DPAM
A execução das ARPE ocorre por meio de ciclos mensais de fornecimento, abertos no SIGAF.
Após a conclusão das tratativas sistêmicas, o consórcio estará apto a executar as ARPE a partir do primeiro ciclo subsequente aberto no sistema.
A abertura dos ciclos é divulgada por meio de memorando circular, enviado por e-mail aos consórcios, contendo:
Período de abertura do ciclo;
Prazos para emissão da AEC;
Prazos para emissão de empenho;
Prazos para emissão da AF.
3.4 Execução do Processo de Execução das Atas de Registros de Preço Estaduais (ARPE) no SIGAF
Responsável: Consórcio
A execução das aquisições ocorre exclusivamente no SIGAF, obedecendo aos prazos do ciclo vigente.
3.4.1 Emissão da Autorização de Execução de Compra (AEC)
O consórcio deverá emitir a Autorização de Execução de Compra (AEC) no SIGAF, conforme a demanda dos municípios consorciados e os saldos disponíveis em ata.
No menu do SIGAF vá em Programação & Aquisição > Demanda de Medicamento > Autorização de execução de compra.
Clique em Adicionar Autorização de Execução de Compra
Só é possível adicionar uma Autorização de Execução de Compra dentro do período estabelecido no cronograma.
Pesquise a unidade de saúde, quando aplicável. Selecione a lista de medicamentos que se deseja emitir a AEC
As listas e os períodos de emissão de AEC para cada ciclo de fornecimento serão informados via memorando pela equipe da SAF.
Preencher no campo “Quantidade Solicitada” os quantitativos para cada item. A quantidade solicitada deve ser múltipla da quantidade por caixa, e não poderá ser superior ao “saldo à executar em ATA”.
ao digitar a quantidade solicitada, o sistema calcula, com base no valor unitário, o valor total para cada item.
Confira mais informações sobre esse fluxo no manual a seguir:
3.4.2 Empenho
Após a emissão da AEC, o consórcio realizará o empenho da despesa em seu sistema próprio, correspondente aos itens e quantitativos autorizados.
3.4.3 Emissão da Autorização de Fornecimento (AF)
Com o empenho realizado, o consórcio deverá emitir a Autorização de Fornecimento (AF) no SIGAF.
O envio da AF ao fornecedor ocorre automaticamente pelo SIGAF, não sendo necessária ação manual adicional.
No menu do SIGAF vá em Programação & Aquisição > Autorização de Fornecimento > Autorização de Fornecimento Municipal.
Clique em Adicionar Autorização de Fornecimento Municipal
Preencha a unidade de saúde, quando aplicável
Preencha o número da AEC que se deseja emitir uma AF
Aparecerá a lista de fornecedores para aquela AEC, selecione
Clique em “Próxima Etapa”
Só é possível emitir “Autorização de Fornecimento - AF” para “Autorização de Execução de Compra - AEC” com status “Em processo de Empenho” e “Empenhada”. A AF é realizada pelo fornecedor.
Deve-se iniciar o processo para cada fornecedor.
Preencha as quantidades a serem solicitadas de cada medicamento
Preencha os campos obrigatórios: “Empenho”, “Data de Empenho” e “Executar”
Clique em “Próxima Etapa” para finalizar.
Confira mais informações sobre esse fluxo no manual a seguir:
3.4.4 Prazos Sistêmicos
Prazo para emissão da AEC: até 10 (dez) dias corridos, iniciando-se costumeiramente na última semana do mês;
Prazo para emissão de empenho e AF: até 10 (dez) dias corridos após o encerramento do prazo da AEC;
Prazo para entrega pelo fornecedor: até 20 (vinte) dias úteis após o encerramento do prazo de emissão da AF.
3.5 Entrega dos Itens
Responsável: Fornecedor
O fornecedor realizará a entrega dos medicamentos e insumos diretamente ao consórcio, conforme prazos e condições estabelecidos na ARPE e na AF emitida no SIGAF.
3.6 Recebimento e Armazenamento
Responsável: Consórcio
O consórcio será responsável pelo recebimento físico, conferência e armazenamento dos itens entregues, observando as normas sanitárias e logísticas vigentes.
3.7 Recebimento/Aceite no SIGAF por AF Municipal
Responsável: Consórcio
Após o recebimento físico, o consórcio deverá realizar, no SIGAF, o registro de recebimento e aceite dos itens por AF, vinculando-os às respectivas autorizações emitidas para os municípios consorciados.
3.8 Distribuição Simples para os Municípios
Responsável: Consórcio
O consórcio deverá efetuar a Distribuição Simples no SIGAF, utilizando a funcionalidade específica do sistema, para registrar a saída dos itens do estoque do consórcio e sua destinação aos municípios consorciados.
3.9 Pagamento aos Fornecedores
Responsável: Consórcio
Após a confirmação do recebimento e aceite no SIGAF, o consórcio realizará o pagamento aos fornecedores, conforme os prazos e condições definidos contratualmente e na ARPE.
4. Considerações Finais
O correto cumprimento das etapas descritas neste manual garante a rastreabilidade, a regularidade e a segurança na execução das ARPE pelos consórcios no SIGAF, evitando duplicidade de execução e assegurando a adequada gestão dos recursos do Componente Básico da Assistência Farmacêutica no âmbito do FARMACIS.
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